Firma: W dialogu z pracownikami

Maja Biernacka / Głos Biznesu

Skuteczna komunikacja kadry zarządzającej z pracownikami to wyzwanie. Wymaga zaufania, otwartości i zaangażowania. Trudno dostrzec bezpośrednie przełożenie komunikacji na realizację strategii organizacji. Poznanie procesów komunikowania uświadamia jednak, że to nie tylko informowanie. To motywowanie i budowanie zaangażowania. A stąd już blisko do realizacji celów biznesowych firmy.

Zdaniem prof. Alana Freitaga – eksperta public relations wizytującego poznański Uniwersytet Ekonomiczny – niezbędną jakością do prawidłowego funkcjonowania pracowników w organizacji jest zaufanie, które wspiera budowanie kultury wartości i szacunku. Dodatkowo, zdrowa organizacja powinna charakteryzować się takimi wartościami jak otwartość, wsparcie i zaangażowanie, które tworzą właściwy klimat do dialogu, czyli efektywnej współpracy.

Wśród spektrum instrumentów komunikacji wewn., którymi dysponuje kadra zarządzająca, znaleźć można jednokierunkowe narzędzia – niedające możliwości interakcji ze strony pracowników, oraz te ukierunkowane na dialog. Przejście do komunikacji dwukierunkowej jest sporym wyzwaniem dla wielu organizacji i jej managerów. Wypracowanie odpowiedniej kultury w organizacji sprzyjającej efektywnemu dialogowi to proces długofalowy. Tym trudniejszy, że odbywający się w zmieniających się warunkach. Osiąga się go przy wykorzystaniu odpowiednio skonstruowanych i dopasowanych do danego przedsiębiorstwa polityk komunikowania się. Nie ma jednego, gotowego klucza narzędzi komunikowania pasującego do każdego przedsiębiorstwa. Właściwa dla danej firmy kultura organizacyjna, jej struktura, wyznaczone cele, charakter prowadzonej działalności i różne otoczenie rynkowe wymuszają konieczność dopasowania instrumentów tak, aby w sposób najbardziej efektywny wpierały kadrę zarządzającą w komunikowaniu z pracownikami, a co za tym idzie w realizacji celów biznesowych.

Komunikowanie to coś więcej niż tylko rozprzestrzenianie informacji. Aktywne prowadzenie komunikacji wewnątrzfirmowej jest fundamentem w realizacji strategii organizacji. Dobrze poinformowani pracownicy, znający cele firmy, umiejący przełożyć je na własne zadania, są lepiej zmotywowani i bardziej zaangażowani w wykonywanie codziennych zadań. Komunikacja kadry zarządzającej z pracownikami daje szansę na budowanie zrozumienia strategii biznesowej, działań operacyjnych i wyzwań, jakie stoją przed firmą i jej pracownikami. Tym drugim pozwala na przedstawienie swoich wątpliwości, ale też pomysłów czy propozycji usprawnień. A to buduje wizerunek dobrego pracodawcy i identyfikację pracowników z firmą. Dzięki regularnej komunikacji z zespołem liderzy mogą budować także swój autorytet i dawać poczucie bezpieczeństwa. Bo komunikowanie to także integrowanie zespołu, edukowanie i dzielenie się wiedzą.

Regularne komunikowanie się z pracownikami usprawnia ogół procesów w firmie i zapewnia odpowiednią koordynację działań. Są one szczególnie istotne podczas wprowadzania zmian czy w okresie pogorszonej koniunktury. Wtedy też zapotrzebowanie na informację, motywację i zaangażowanie wzrasta – zarówno po stronie kadry kierowniczej, jak i pracowników. Wypracowanie wcześniej, w warunkach neutralnych efektywnych metod komunikowania się pozwoli w niestabilnych czasach sprawniej zarządzać firmą.

Być efektywnym w komunikowaniu

Swoje wysiłki komunikacyjne firmy powinny rozpocząć od badań. Dobrze opracowane wyniki dostarczą wielu przydatnych danych porównawczych, a także naświetlą potrzeby komunikacyjne pracowników. Działania komunikacyjne muszą wspierać ogólne cele biznesowe organizacji, a część działań informacyjnych powinna służyć przekazywaniu właśnie tych celów pracownikom. Działania te muszą również podkreślać rolę każdego z pracowników na drodze do realizacji strategii firmy.

Struktury komunikacyjne w organizacji powinny dawać możliwość interakcji. Pracownicy muszą czuć, że ich poglądy są ważne, a pomysły doceniane. Powinni również być informowani w pierwszej kolejności. W sytuacji, gdy dowiedzą się o ważnych wydarzeniach firmowych z nieoficjalnych kanałów, takich jak np. media, wiarygodność kierownictwa spadnie, a budowane zaufanie zostanie nadszarpnięte. Zespołowi należy przekazywać także złe wiadomości. Doceni wówczas bycie uczciwym i bezpośrednim w komunikowaniu. Pamiętajmy, że nie ma czegoś takiego jak próżnia informacyjna. Brak informacji szybko zostanie wypełniony plotkami.

Potrzeby komunikacyjne pracowników są złożone, ale dość łatwo je ustalić. Odnoszące sukcesy firmy szybko rozpoznały wagę skutecznej polityki komunikacyjnej, właściwych struktur i procedur oraz zainwestowały odpowiednie środki w tym obszarze. Nagrodą dla nich jest wydajny, zaangażowany pracownik, który znacząco przyczynia się do realizacji celów organizacji, a tym samym do jej dobrobytu, wartości i reputacji.

Prof. Alan Freitag

Wydział Studiów Komunikacyjnych na amerykańskim Uniwersytecie Karoliny Północnej w Charlotte. Wieloletni praktyk public relations. Przez 22 lata służył w Amerykańskich Siłach Powietrznych. Pracował m.in. w NATO i Pentagonie.

Otwartość poprzez nowe technologie

W Kompanii Piwowarskiej pracownicy są nie tylko odbiorcą komunikacji, ale mają okazję ją współtworzyć. Jest to możliwe dzięki istnieniu narzędzi komunikowania, które pozwalają na ciągłą dwustronną wymianę informacji i opinii pomiędzy kierownictwem firmy a wszystkimi pracownikami. Narzędziem stworzonym z myślą o dialogu jest firmowy czat. Uczestniczą w nim członkowie zarządu lub wyższej kadry zarządzającej i pracownicy, którzy anonimowo zadają im pytania. Czat odbywa się w intranecie, nie jest cenzurowany ani moderowany, dozwolona jest zatem pełna otwartość i bezpośredniość. Zadawane pytania bywają trudne i bardzo dogłębne. Wynika z nich jasno, jak szczegółowej wiedzy oczekują od zarządu niektórzy pracownicy i jak wiele spraw pozostaje w zakresie ich zainteresowania.

Innym narzędziem zapewniającym wielokierunkową wymianę informacji i opinii jest portal społecznościowy Małe Piwo. Pracownicy mogą za jego pośrednictwem komunikować się nie tylko w pracy, ale także w domu. Portal pozwala zintegrować pracowników, ale też zapewnia im kontakt np. z prezesem, który prowadzi w serwisie swój wideo blog. Pracownicy zachęcani są również do komentowania pojawiających się treści i chętnie z tej możliwości korzystają. Dla prezesa firmy to doskonałe narzędzie do poznania opinii pracowników na temat planowanych przez niego działań oraz poznania nastrojów panujących wśród załogi.

Wojciech Mrugalski

kierownik ds. komunikacji w Kompanii Piwowarskiej