Gospodarka – Znaczenie biura

Daniel Ciachowski

Blisko 80 procent innowacji powstaje podczas pracy w grupie lub dzięki indywidualnej komunikacji pracowników i niesformalizowanym rozmowom w biurowej kuchni, restauracji czy punkcie ksero. Jednak 40 procent pracowników przez większość czasu jaki spędzają w biurze wciąż pracuje jedynie przy swoim biurku. Firmy, które chcą być innowacyjne i kreatywne, powinny zadbać o odpowiednią przestrzeń do pracy.

U pracodawców dopiero dojrzewa świadomość, iż komfort psychiczny i nieskrępowany przepływ informacji ma wpływ na jakość pracy. A to właśnie przestrzeń biurowa ma często kluczowe znaczenie dla powodzenia wielu projektów w przedsiębiorstwach opartych na wiedzy. Jak pokazują badania naukowców z University of Michigan, bardzo dużą rolę w  budowaniu atmosfery kreatywności odgrywa odpowiednie dopasowanie przestrzeni biurowej do indywidualnych potrzeb pracowników oraz możliwość jej dowolnego zmieniania. Okazuje się, że przebywanie w ciasnych pomieszczeniach może ograniczać kreatywność nawet o 20 proc.

Oczywiście pamiętajmy, że nie każde biuro musi być wyzwalać kreatywność, bo przecież każda firma działa w nieco inny sposób. Przede wszystkim należy traktować biuro jako narzędzie do realizacji celów biznesowych. Dlatego, aby stworzyć odpowiednie środowisko dla pracowników, warto zajrzeć do własnej misji i strategii, bo tam przedsiębiorstwa często kodują informacje określające sposób w jaki powinna wyglądać ich przestrzeń biurowa. Jeśli mowa w nich o wzorowej obsłudze klienta, zaprojektujmy przestrzeń biurową w taki sposób, by ułatwić komunikację i sprawiać wrażenie nieskazitelnego porządku. Jeśli zastanowimy się nad tym czy nasze biuro odpowiada temu jaka chce być nasza firma, to już zrobimy pierwszy krok, aby było ono bardziej przyjazne.

Wiele długofalowych trendów wskazujących, że praca staje się coraz bardziej elastyczna, projektowo-zadaniowa i co najważniejsze zdalna. To powoduje, że coraz więcej przedsiębiorstw odchodzi od modelu – jedna duża siedziba, w kierunku sieci rozproszonych mniejszych biur. Biuro przestaje też pełnić rolę tylko i wyłącznie obiektu potwierdzającego status organizacji, a coraz częściej staje się elementem motywacji pracowników. Stąd też wielki nacisk kładzie się na projektowanie biur wraz z nimi, angażując ich w proces kreacji przestrzeni.

Pamiętajmy jednak, że pracownicy czasami nie wiedzą, jakie cechy biura mają na nich pozytywny wpływ, więc nie zgłaszają potrzeb związanych z organizacją przestrzeni wokół siebie. Szczególnie dotyczy to przedsiębiorstw dążących do bycia innowacyjnymi. Powinny one same zainteresować się kwestią przestrzeni pracy wspierającą swobodny przepływ informacji i pomysłów. A badania pokazują, że przykładowo: otwarta przestrzeń pozytywnie wpływa na kreatywność, a z kolei specjalne pokoje do pracy cichej wspierają koncentrację.

Biuro analityka a biuro innowatora

Odpowiednie rozwiązania biurowe, pobudzają pożądane u pracowników cechy. Przykładowo biura z niskim sufitem i czerwonymi ścianami poprawiają koncentrację nad zadaniami analitycznymi, ale z kolei ograniczają zdolność do kreatywności i abstrakcyjnego myślenia. Stąd bardzo często analitycy, księgowi czy finansiści mają do dyspozycji swoje wydzielone stanowiska, odgradzające ich od innych osób. Inaczej sprawa wygląda w firmach, które dążą do rozwoju nowych pomysłów i produktów. Badania przeprowadzone na studentach pokazują, że samo poruszanie się po wyznaczonej na podłodze ścieżce ograniczało pomysłowość uczestników badania nawet o 25 proc. w stosunku do osób, które po tym samym obszarze mogły chodzić swobodnie.

Dla szukania nowych pomysłów i rozwiązań potrzebne są wolne przestrzenie, po których można nieskrępowanie się poruszać, by szukać inspiracji. Zatem jeżeli pracownicy mają myśleć innowacyjnie, powinni mieć do tego miejsce. Wydaje się więc, że typowy open space będzie najlepszym środowiskiem do generowania twórczych pomysłów i idei. Jednak nie do końca tak jest, ponieważ w tego typu biurach zwykle panuje gwar i pracownicy bywają rozpraszani przez działania innych osób.

Z tego wynika potrzeba tworzenia miejsc spotkań i wymiany informacji. Coraz częściej w biurach spotyka się pokoje gier lub siłownie. Jednak czasami wystarczy prosty pomysł, aby stworzyć takie miejsce. Przykładem takiego biura jest obiekt firmy Pixar. W czasie, kiedy wytwórni szefował Steve Jobs, wprowadzono proste rozwiązanie, które polegało na zgromadzeniu najważniejszych biurowych urządzeń w jednym miejscu. Dzięki temu osoby ceniące pracę w zaciszu swojego pokoju co jakiś czasmusiały w wspólnej przestrzeni spotkać innych pracowników. To sprawiało, że mogli wymieniać się z nimi swoimi doświadczeniami i wspólnie rozwiązywać napotkane przy pracy problemy.

Biuro dla innowacji

Wśród specjalistów i teoretyków pracy coraz częściej podejmowany jest temat biura przyszłości. Naukowcy i architekci przygotowali ekspozycję „Work& Office 2030”, która bazuje na czterech głównych hasłach: koncentracja, komunikacja, interakcja oraz kreacja. Najbardziej znanymi przykładami tworzenia przyjaznych przestrzeni, łączących te hasła są siedziby Google w MountainView i Zurychu, a także zaprojektowane przez samych pracowników biuro Unilevera w Warszawie.

Nowe trendy pokazują, że przestrzeń pracy i przestrzeń domowa powinny się przenikać. Biura nie muszą tworzyć sztucznego środowiska, w którym człowiek będzie czuć się niekomfortowo. W takich warunkach automatycznie stajemy się spięci, a to blokuje naszą kreatywność, a co za tym idzie innowacje.

Aby pomysły i idee mogły przepływać swobodnie, potrzebne są otwarte przestrzenie lub przynajmniej otwory w ścianach między pokojami biura. Natomiast dla szukania inspiracji instalowane są wysokie okna lub całe ściany zewnętrzne ze szkła. Ważne jest także, by pracownicy mieli do dyspozycji wspólną kuchnię, stoliki do szybkich spotkań grupowych (koniecznie zaopatrzone w notesy) lub restauracje, gdzie wspólnie mogliby w nieformalny sposób rozmawiać i przy okazji wspólnie rozwiązywać problemy.

Co najważniejsze pamiętajmy, żenie jest sztuką stworzyć przestrzeń kreatywną w wyidealizowanych warunkach. Wyzwaniem jest natomiast kreacja innowacyjnej przestrzeni w już istniejącym obiekcie, który należy przyjąć z całym jego potencjałem i istniejącymi ograniczeniami.

autor: Daniel Ciachowski, Chief Development Officer w Eureka Technology Park w Dąbrowie pod Poznaniem – obiektu zaprojektowanego z myślą o wspieraniu innowacji w firmach.